Introduksjon av case
SAR (www.sargruppen.no) er en ledende global avfallshåndteringspartner og tjenesteleverandør som tilbyr kundene sine en totalløsning for Waste Chain Management (WCM). Selskapet leverer behandling og håndtering av alle typer avfall, transformerer avfall til gjenbrukbare ressurser, og skaper en sirkulær økonomi i tråd med FNs tolvte bærekraftsmål (ansvarlig forbruk og produksjon).
«For å realisere selskapets strategi om bærekraft og sirkulær økonomi har SAR innsett viktigheten av å bruke data og digitalisering som verktøy for bærekraft på alle nivåer» sier Tor Olav Schibevaag, CEO i SAR. «For å sikre en robust og effektiv organisasjon vurderes det som avgjørende å transformere virksomheten til å bli en data-drevet organisasjon, både for å kunne effektivisere prosesser, men også for å kunne tilby kundene nye tjenester og endre selskapets forretningsmodell»
Digital strategi
Efab ble tidlig involvert for å bistå selskapet i prosessen med å kartlegge foreliggende IT portefølje og arkitektur for å bedre kunne sikre underlaget for en digital strategi og digitale initiativer som kunne støtte opp om og realisere forretningsstrategien. Som første steg i det digitale veikartet var det behov for å gjøre en anskaffelse av fremtidens ERP plattform.
I henhold til Efabs rammeverk for systemanskaffelser ble det utført en prosesskartlegging av alle prosesser hos SAR, ved hjelp av et standardisert prosessrammeverk. I stedet for å sende potensielle leverandører en detaljert kravspesifikasjon for ny løsning, ble det sendt en oversikt over prosesser hos SAR som det var behov for å støtte. Hensikten med dette var at leverandøren skulle ha mulighet til å foreslå sine beste løsninger for å kundens behov med sine standard prosesser. «Forespørselen som gikk ut til de utvalgte leverandørene inneholdt alle prosesser med vurdert behov for systemstøtte i fremtiden, samtidig som det var tydelig hvilke prosesser som ville være i omfang for fase én» – utdyper Lene Larsen.
«Think big, start small, move fast»
Infor M3 Cloud Suite ble vurdert å være løsningen som best kunne støtte SAR, både med tanke på prosesstøtte for de verdiskapende prosessene, men også for å realisere selskapets strategiske satsing på data som basis for sirkulær økonomi og bærekraft. For å gjøre implementeringen gjennomførbar ble prosjektet etter Efabs anbefaling delt i faser for å prioritere det aller viktigste først (erstatte dagens løsninger og sikre samsvar med myndighets og kundekrav) samtidig som man tenker helhetlig og sikrer at første fase passer inn i den langsiktige planen for operasjonalisering av strategien. Det var også helt nødvendig å dele inn i faser for å sikre at organisasjonens endringsbelastning ble håndterbar.
Hele digitaliseringsprosjektet har fått navnet P3D «Project Data Driven Decisions». Prosjektet er delt inn i faser, hvor målet har fått navnet «SAR 4.0», tydelig inspirert av «Industri 4.0», mens tidligere faser er benevnt med henholdsvis 1.0, 2.0 og 3.0.
Komplekse utfordringer
«Teknologi er den minste av utfordringene vi har støtt på i prosjektet»
Merete Handeland, prosjektleder P3D
«De største utfordringene har handlet om å utnytte teknologien og mulighetene på beste måte for SAR, sikre at vi får med hele organisasjonen på transformasjonen, sikre kvaliteten på masterdata/datastrukturer, og ikke minst utfordringen med at den nye hverdagen krever desentralisert IT kompetanse ut i operasjonen som har lite digital kompetanse i dag. Alt dette krever en stor transformasjon, hvor den tekniske kapabiliteten blir det minste hinderet. Dette har krevd – og krever – tydelig ledelse og ledelsesforankring, og en betydelig kompetanseheving i hele organisasjonen, både på prosess og på teknologi».
Midt i disse komplekse utfordringene presiserer imidlertid Merete Handeland at hun er meget imponert og stolt over prosjektteamet som jobber med implementeringen. «Deres evne til å håndtere, og ikke minst levere, i en hverdag med flere utfordringer er bemerkelsesverdig».
Suksesskriterier
«Tydelig ledelsesforankring har medført en stødig kurs gjennom prosjektet og gode planer for veien videre, selv med flere utskiftinger av nøkkelpersonell gjennom prosessen» sier Lene Larsen, rådgiver i Efab.
«I tillegg har det vært en god dialog med leverandør – de har oppnådd et partnerforhold i motsetning til et tradisjonelt kunde/leverandørforhold, og hatt fokus på godt samarbeid fra begge parter. Dette har ført til at kunde og leverandør jobber sammen som et team med felles mål. Dette er noe Efab legger stor vekt på å fasilitere for i våre anskaffelser, da det er et godt dokumentert suksesskriterie for å lykkes. Det er også avgjørende at SAR har et tydelig fokus på å bli en data-drevet organisasjon, og ser IT og teknologi som et strategisk virkemiddel for å oppnå strategien, ikke kun som et kostnadselement. Når investeringen og organisasjonsendringen vurderes som strategisk viktig for virksomheten, påvirker dette både investeringsviljen, og ikke minst viljen til å gjøre det som kreves for å lykkes».
Veien videre
SAR har gjennomført en solid start på veien mot en digital fremtid, men mye gjenstår. Grunnlaget som er lagt gir uante muligheter for effektivisering og forretningsmuligheter ved bruk av teknologi som allerede ligger i den implementerte plattformen. Eksempler på slik teknologi er IoT (Internet of Things) og sensorteknologi, kunstig intelligens og avanserte analyser på data fra ulike interne og eksterne kilder. «Efab har gjennom hele prosessen vist seg å være en sterk samarbeidspartner som SAR kan lene seg på. Omfanget av det vi har gjort sammen er meget komplekst, og strekker seg over flere nivåer, fra strategiske evalueringer og ned til håndtering av daglig IT drift.
«Den digitale reisen til SAR er godt på vei, men vi har mye som gjenstår, og vi gleder oss over å ha med Efab videre mot SAR 4.0»
Merete Handeland, prosjektleder P3D
Vi i Efab gleder oss over å fortsette samarbeidet for å realisere selskapets forretningsstrateg og utnytte digitalisering som et effektivt verktøy for en bærekraftig fremtid.